TAREA 3.3. Características de oficio, memorando, carta e informe

OFICIO

Un oficio es un documento que tiene la función de comunicar una resolución, dictamen, acuerdos, órdenes, informes o disposiciones. Casi cualquier institución puede emitir oficios, desde instituciones escolares, gubernamentales, sindicatos y asociaciones civiles.

Las partes fundamentales de un oficio son las siguientes:

1. Membrete.- Este es para dar a conocer la empresa o dependencia.
2. Fecha.- Esta es la que da vigencia al trámite.
3. Lugar (puede ser opcional).
4. Número.- Este es un indicativo, generalmente es un folio.
5. Destinatario.- Es la persona o personas que están destinadas a recibir el documento.
6. Asunto.- Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir.
7. Referencia.- Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones.
8. Cuerpo o texto.- Es el mensaje que se quiere comunicar.
9. Despedida.- Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada pero cambia dependiendo del documento.
10. Firma.- Se escribe la rúbrica a mano del responsable o responsables.
11. Anexo.- Este se puede usar o no, siempre dependerá del asunto y se utilizan o al encargado.

EJEMPLO:

MEMORANDO

El memorándum viene a ser una especie de carta simplificada, ya que su función es similar; hacer recordar el cumplimiento de una acción de una fecha o actividades de diversa naturaleza.

Se diferencia de la carta en que su forma y texto es corto, versa sobre un sólo asunto, es concreto y su uso es interno. No se debe emplear el memorándum para emitir disposiciones, ni efectuar trámites. Se acepta ser usado, también por los subalternos cuando éstos se dirigen directamente a sus jefes. El memorándum debe llevar membrete.

Su redacción es lo más simple posible. En ella se suprimen las palabras de cortesía empleadas en el oficio.

Partes:
1. Encabezado. Comprende:

    -Identificación del documento: memorándum.

    -Destinatario: después de la palabra AL y a continuación el nombre, grado o título de la         persona a quien va dirigida la comunicación.

   -DE o DEL: nombre del remitente.
   -Asunto: se expone en pocas palabras la comunicación.

   -Lugar y fecha.
2. Cuerpo: contiene el texto del memorándum.

3. Término: comprende la firma, post firma y sello.

    Nota: la fórmula de despedida en esta clase de documento será: Atentamente.

EJEMPLO:

CARTA

La carta formal es una comunicación escrita entre dos personas que pueden conocerse o no, pero que en cualquier caso tienen una relación distante y respetuosa que los obliga a mantener un lenguaje formal.

PARTES:

1. Lugar y fecha. En primer lugar, se debe especificar la fecha y lugar de cuando fue redactada la misma, para que se tenga entendido que no está caducada y que la decisión del comunicado esté todavía a tiempo de realizarse o de tener efecto con el que lo solicita.
2. Nombre del destinatario. En este apartado de debe especificar explícitamente nombre de nuestro destinatario, para que conozca, que fue confinada especialmente para él.
3. Saludo. Como una forma de introducir al tema, se realiza un saludo formal para agregar un “poco” de afecto.
4. Contenido de la carta. En esta parte se escribe lo que se desea, recordando siempre, que el contenido debe ser formal y no debe tener ninguna falla ortográfica o de sintaxis.
5. Despedida de una carta formal. De una forma cálida, se expresa una despedida. Se debe ser breve y no exagerada con distintas palabras que solo llevan a confundir a nuestro receptor, por lo que es recomendable volver a escribirla si no se está seguro de lo que se piensa.
6. Firma. Lugar donde debe estar nuestra firma, junto a nuestro nombre.

CARACTERÍSTICAS:

• Se debe utilizar un lenguaje estrictamente formal independientemente del idioma: es imprescindible expresarse en forma cortés, especialmente para que el receptor entienda nuestra situación y que el tema va con un carácter totalmente serio.
• Es organizada, tiene objetivos claros y precisos, es exacta. Por decir esto, queremos referirnos a que se debe plantear todo de forma muy ordenada, estrictamente. Debe empezar con una introducción que lleve a una conclusión muy convincente de lo que se quiere expresar.
• En la mayoría de los casos es para personas desconocidas o para emprender temas formales. No siempre existe esta variable, pero está presente en la mayoría de las cartas formales.
• El fin de la carta formal ofrecer información completa, es decir, se tiene que informar de todo sobre lo que se va a tratar o lo que se quiere tratar con la persona o ente a la que se le envió.

EJEMPLO:

INFORME

PARTES

1. Objetivo inicial: describe, de manera concisa, el trabajo por el cual elaboramos el informe. Puede ser una campaña de ventas, la prestación de un servicio a un cliente, la reorganización física de una oficina, etcétera. Sirve para mostrar qué es lo que perseguimos con determinadas acciones en un cierto período.
2. Actividades realizadas: muestra qué se ha hecho para alcanzar los resultados propuestos. Es importante contar con un buen panorama de lo que cada colaborador ha hecho.
3. Evaluación de los trabajos: compara las metas con lo que se ha conseguido hasta el momento del informe. Para ver más claramente la eficacia de las acciones, se pueden usar gráficos y comentarios. Por ejemplo, para la campaña de ventas, el gráfico va a mostrar qué tan cerca o lejos estamos de la meta y los comentarios revelarán cuál ha sido la mejor acción de ventas.
4. Acciones a seguir: es la parte “útil” del informe de trabajo, en el sentido de que orienta sobre aquello que mejor funcionó para alcanzar el objetivo perseguido. Determinará las acciones que se implementarán hasta el fin de la campaña o hasta que se requiera un nuevo reporte. En el caso de la campaña de ventas, por ejemplo, se detectó que una determinada promoción aumentó significativamente las ventas. En este apartado se hace constar que se aplicará esa misma promoción a los demás productos.
5. Conclusiones: resultados obtenidos y replanteamientos que han surgido en torno a las actividades laborales.

CARACTERÍSTICAS

• Claridad. Un informe, sea del tipo que sea, debe por ser entendido por cualquier persona con un nivel cultural medio.
• Redacción concisa y directa. Estrechamente ligada al punto anterior, la información que se dé a conocer en un informe deberá ser la estrictamente necesaria, aunque detallada.
• Objetividad. Entre las características de un buen informe, esta ocupa un lugar especial, puesto que, si todas aquellas interpretaciones que se vuelcan en el informe no están correctamente fundamentadas, no será válido, pudiendo perderse credibilidad y tiempo de trabajo.
• La replicabilidad. Esto significa que, en cualquier modelo de informe, tan sólo leyendo su contenido, el lector puede repetirlo y contrastar la veracidad de las conclusiones que se exponen.
• Sobriedad. Dependiendo del tipo de informe que se esté trabajando, se deberá emplearse un lenguaje adecuado en su redacción, utilizando la terminología específica necesaria.

EJEMPLO