TAREA 3.2. Circular

ETIMOLOGÍA. Proviene del latín circularis (formar o poner en círculo). Significa perteneciente al círculo.

CONCEPTO. Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos, simultáneamente, para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

Los temas a tratar en una circular pueden ser:

• Movimiento interno de los jefes de la institución
• Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.
• Ascensos del personal que elabora en la empresa.

FUNCIÓN. Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios.
Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar:

• Cambios de horario.
• Rotación de jefes.
• Nombramiento de comisión reorganizadora.
• Ascensos del personal.
• Aplicación de encuesta.
• Acuerdos y decisiones del directorio, etcétera.

USOS. Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango). Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas. Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión o a copias fotostáticas.

PARTES:

1. Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución: CIRCULAR Nº 050-...../GG.
2. Fecha. Se escribe el día, mes y año.
3. Destinatario. Generalmente el documento está dirigido a un grupo de personas interesadas: Señores, Jefes de Departamentos, Presente, A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.
4. Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis: ASUNTO: Cambio de horario.
5. Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo. El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semi bloque.
6. Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra: Atentamente, cordialmente.
7. Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad. Guillermo Avilés GERENTE DE VENTAS
8. Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

REDACCIÓN DEL TEXTO.

El texto de la circular comprende dos secciones:

6.1. Fórmula de apertura, que inicia la redacción del texto. Viene a ser una frase hecha que se usa por costumbre. Las fórmulas más conocidas son: "Se pone en conocimiento de........", "Se comunica.....", "Por disposición.....", "De acuerdo con......".

6.2. Exposición, que desarrolla en forma breve, clara y precisa y directa la disposición o la información que se desea hacer conocer.

EJEMPLO